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    E-Mail Datensicherung

    Hallo zusammen,

    ich wende mich heute an euch, da ich anscheinend zu inkompetent bin, um eine vernünftige Lösung für die geschäftliche Sicherung und Archivierung von E-Mails hinzubekommen. Am Ende des folgenden Textes gibt es eine Kurzfassung zu meiner Frage.

    Ich führe eine kleines Unternehmen mit ca. 7 Mitarbeitern und bemühe mich darum die notwendige Datensicherung zu gewährleisten. All unsere Daten werden zentral auf einer NAS gespeichert und jede Nacht auf einen serösen Cloud-Dienst einseitig hochgespiegelt. Zusätzlich werden tägliche Backup-Punkte über ein Jahr erstellt.

    Bisher habe ich es so gehandhabt, dass eingehende E-Mails von den Mitarbeitern händisch in Archiv-PSTs verschoben werden, die auf der NAS liegen und folglich doppelt gesichert sind. Nun passierte kürzlich das Undenkbare ... eine PST-Datei verwandelte sich in ein Datengrab (war nicht mehr vollständig auszulesen) und die Online Datensicherung (um ein Backup abzuholen) hatten einen Fehler, der 3 Wochen nicht entdeckt wurde.

    Aus Vorstehendem habe ich also gelernt, dass eine Sicherung über PST-Dateien anscheinend für den Arsch ist.

    Nun gibt es wohl Sicherungsdienste für E-Mails (z. B. Exchange!? auch 1und1 scheint sowas zu haben).

    Was mir vollkommen unklar ist, ist die Frage wie das funktioniert, wo meine Daten dann liegen und ob dies sinnvoll ist.

    Wenn ich es richtig verstehe, dann wird Exchange dem Postein- und Ausgang vorgeschaltet, so dass alle E-Mails Exchange durchlaufen und dort gesichert werden. Wie lange ist die Sicherung dort sichergestellt?
    Wie kann ich ein Postfach wiederherstellen (passiert dies automatisch?)?
    Was passiert, wenn einzelne E-Mails lokal gelöscht werden (auto-sync?)?
    Gibt es vielleicht eine vernünftige Seite, auf der man vorstehende Frage für einen Idioten wie mich verständlich nachlesen kann?
    Ich hasse Outlook.
    Gibt es bessere Systeme als Exchange oder war mein Ansatz über PSTs vlt. doch sinnvoll?
    Bringt das Programm Mailstore einen Vorteil?

    Kurzfassung:
    Ich will meine geschäftlichen E-Mails seriös (Datenschutzverordnung / Aufbewahrungspflicht) sichern und suche nach einem sinnvollen und gleichzeitig einigermaßen gängigem System, dass ich verstehen kann. Wie macht ihr das?


    Ich entschuldige mich bereits jetzt, falls meine Fragen mit einer einfachen Google-Suche hätten beantwortet werden können. Dies ist mir leider nicht gelungen.

    #2
    Wir nutzen dafür Mailstore. Mailstore schaltet sich zwischen Mitarbeiter und Mails und jede Mail, die rein- oder rausgeht, wird doch archiviert. Dauer = unendlich, wenn man will. Egal was der MA mit einer E-Mail macht, im Mailstore bleibt die vorhanden (unverändert).

    Zum wiederherstellen kann man unterschiedliche Optionen wählen. Das Postfach dort ist aber genauso übersichtlich und kann zur Suche von einzelnen Mails, etc genutzt werden. Kann aber auch komplett wiederhergestellt werden.

    Als E-Maildienstleister nutzen wir Exchange Online und als Anwendung Outlook (unter Windows und iOS).
    Zuletzt geändert von DerKiLLa; 15.02.2021, 10:56.

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      #3
      Danke Killa für die Infos. Ich hatte mir Mailstore auch schon angesehen und finde das durchaus interessant.

      Mir stellt sich nur die Frage, wie die Daten, die sich dann in Mailstore befinden gesichert werden. Hat Mailstore einen eigenen Clouddienst und speichert dort? Bleiben die Daten lokal auf meinem Server und ich muss diese selbst sichern? Falls Letzteres - ist das Format der Daten dann ein Mailstore-Format, so dass ich dauerhaft an das Programm gebunden bin und meine Daten nicht mehr wiederbekommen, wenn Mailstore mal pleite geht?

      Ich werde selbst nochmal versuchen vorstehende Infos auf der Betreiberwebsite herauszubekommen. Falls jemand an der Quelle sitzt und da schnell helfen kann, würde ich mich dennoch freuen.

      Danke soweit.

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        #4
        Mailstore ist ein eigener Server mit eigener Datenbank.

        Bei uns auch im eigenen lokalen Netz. kA ob man das auch als Cloud nutzen kann.

        Wenn Mailstore pleite geht, habt ihr ja immernoch die Anwendung und könntet Postfächer, etc exportieren. Aber Mailstore speichert die Daten auf jeden Fall nicht lesbar ab, dass wird nur über die Anwendung gehen.

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          #5
          Mailstore bietet auch eine Service Provider Variante an, d.h. du kannst das auch als gehostete Variante nutzen, musst nur einen Anbieter finden. Bei sowas gibts dann normalerweise ein bzw. mehrere Backups und falls mal was mit der Datenbank passieren sollte, kann sie einfach wiederhergestellt werden. Ansonsten bei dir auf einen Server installieren und zusätzlich ein Backup via Veeam der Maschine

          Falls Mailstore pleite geht, kannst du aus Mailstore heraus die Mails als EML, MSG oder PST exportieren und dann in eine andere Archivierungssoftware packen.

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            #6
            Wie du festgestellt hast, sind PSTs die Hölle. Gibt da klare Empfehlungen was Größe usw. angeht. Dazu gehört auch das man PSTs (auch wenn die nur als Archiv) genutzt werden nicht auf Netzwerkfreigaben legen soll.
            Wenn man sich anschaut was du benötigst wäre eine gehostete Lösung (1&1, O365 ö.ä.) mit vernünftiger Retention Policy (Aufbewahrung) und Sicherung das beste für euch.
            Bei Mailstore musst du dir einen vernünftiges Systemhaus suchen die dir das als managed Service anbieten, ansonsten müsstest du dafür einen weiteren Server onprem aufstellen, betreiben und sichern und das willst du sicherlich vermeiden.

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              #7
              Zitat von nemix Beitrag anzeigen
              Wie du festgestellt hast, sind PSTs die Hölle. Gibt da klare Empfehlungen was Größe usw. angeht. Dazu gehört auch das man PSTs (auch wenn die nur als Archiv) genutzt werden nicht auf Netzwerkfreigaben legen soll.
              Wenn man sich anschaut was du benötigst wäre eine gehostete Lösung (1&1, O365 ö.ä.) mit vernünftiger Retention Policy (Aufbewahrung) und Sicherung das beste für euch.
              Bei Mailstore musst du dir einen vernünftiges Systemhaus suchen die dir das als managed Service anbieten, ansonsten müsstest du dafür einen weiteren Server onprem aufstellen, betreiben und sichern und das willst du sicherlich vermeiden.
              dieses, außerdem nicht verwechseln: Exchange ist ein Mail-SERVER von Microsoft, quasi das Herzstück deine Mailkommunikation und nicht Archivierungstool. Ein Mailstore schaltet sich zB zwischen User und Mailserver und archiviert die Mails. EInen Mailserver brauchst du immer, Exchange ist halt die kostenintensive Variante, die wird für 7 MA nicht viel Sinn machen, da gibt es eventuell auch billigere/kostenlose Möglichkeiten, die sind idR aber auch um einiges komplexer zu konfigurieren und betreuen.
              Auch wenn es viel Geld kostet (gute IT ist IMMER teuer) - lass dich mal von einem regionalen Systemhaus zu den Punkten beraten und mögliche Lösungen vorstellen. Viele Systemhäuser (wie auch wir :D) bieten zB ein komplettes Managed Service Paket an (da ist dann Mailserver, Archivierung, Betreuung, Wartung etc.) alles mit dabei für einen mtl. Preis.
              Die Frage ist halt, ab wann das "Sinn" macht. Wenn ihr selbst keinen ITler habt, der sich gut damit auskennt, dann müsst ihr so oder so auf externe setzen. Heutzutage ist vieles einfach nicht mehr mit Google-Knowhow zu machen, da es so viele Abhängigkeiten gibt und das was du bisher gemacht hast, wird auf lange Sicht dich sowohl technisch als auch rechtlich in unschönere Situationen bringen denke ich.
              Was ich damit sagen will: IT von heute ist nicht mehr von irgendeiner random Person die ein wenig mit PCs umgehen kann zu stemmen. Man kommt imho nichtmehr um Vollzeit ITler oder externe Dienstleister herum, wenn man eine halbwegs wasserdichte (Security, rechtlich, User Experience etc.) IT haben möchte

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                #8

                Zitat von nemix Beitrag anzeigen
                Wenn man sich anschaut was du benötigst wäre eine gehostete Lösung (1&1, O365 ö.ä.) mit vernünftiger Retention Policy (Aufbewahrung) und Sicherung das beste für euch.
                Kommt drauf an ... man muss natürlich auch immer schauen, ob es DSGVO konform ist. Wenn ein MA eine Mail bekommt, diese aber löscht oder verändert (geht bei Outlook), dann hast du keinen Beweis, wie die Mail angekommen ist. Und wenn sie gelöscht wird, ist sie weg.

                Zitat von Winterheart1 Beitrag anzeigen
                Exchange ist halt die kostenintensive Variante, die wird für 7 MA nicht viel Sinn machen, da gibt es eventuell auch billigere/kostenlose Möglichkeiten, die sind idR aber auch um einiges komplexer zu konfigurieren und betreuen.
                Fast alle unsere Kunden sind mittlerweile bei Exchange Online. Dort zahlst du monatlichen / jährlich für deine Exchange Lizenz bzw dein Postfach. Und dafür musst du eh bezahlen, egal wo du bist.

                Exchange Online Plan 1 kostet pro Postfach 40€ im Jahr, was 3,40€ pro Monat entspricht. Mit dabei hast du dann ein Postfach mit 50GB, einen Exchange Online mit allen möglichen Funktionen wie Nachrichtenverfolgung, etc ... Spamfilter auch dabei.

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                  #9
                  Ist mit Exchange Online auch so etwas wie Azure AD dabei? An die ganzen Exchange Online Geschichten hängt ja noch einiges mit dran, ist ja auch nicht sicher, ob der TE ne richtige AD Struktur on prem gerade hat etc. etc, aber prinzipiell geb ich dir Recht, vmtl. wäre es die beste Variante für den TE. Aber auch das muss man administrieren halt

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                    #10
                    Zitat von Winterheart1 Beitrag anzeigen
                    Ist mit Exchange Online auch so etwas wie Azure AD dabei? An die ganzen Exchange Online Geschichten hängt ja noch einiges mit dran, ist ja auch nicht sicher, ob der TE ne richtige AD Struktur on prem gerade hat etc. etc, aber prinzipiell geb ich dir Recht, vmtl. wäre es die beste Variante für den TE. Aber auch das muss man administrieren halt
                    Nope, Exchange kannst du ganz ohne angebundenes Azure AD nutzen. Im Hintergrund läuft es afair, aber du siehst davon nie etwas. Kannst es natürlich auch koppeln mit OnPrem. In die Richtung OnPrem -> Azure ist es ja sogar kostenlos.

                    Neue Postfächer anlegen, Lizenzen zuweisen, Verteiler anlegen, Gruppen erstellen, etc machst alles im Admincenter.

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                      #11
                      Von wievielen Nutzern sprechen wir denn hier überhaupt?

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                        #12
                        Zitat von _mobro Beitrag anzeigen
                        Ich führe eine kleines Unternehmen mit ca. 7 Mitarbeitern

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