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    Papierloses Büro

    Hallo ich hoffe ich bin hier im richtigen Forum.

    Da ich mich gerade auch dem Thema "Papierloses Büro" annehme würde ich gerne eure Erfahrungen damit hören.
    Als "Software" habe ich aktuell https://www.fileee.com/ im Einsatz da ich den Ansatz mit dem taggen interessant und für mich als sehr wichtig finde.
    Auch das ich von überall aus drauf zugreifen kann finde ich gut und wichtig.
    Natürlich hat es den Nachteil das meine Daten jetzt auf irgendwelchen Servern liegen aber da vertraue ich erstmal dem Anbieter.

    Zum Scannen verwende ich aktuell noch die fileee Smartphone App jedoch bin ich mit der Qualität der "Scans" nicht zufrieden was aber hauptsächlich am Moto G und der schlechten Kamera liegt.

    Ich würde gerne einen kompakten (Dokumenten)Scanner haben jedoch finde ich für die 5-10 Dokumente die man so als Jungeselle bekommt die Snapscan Reihe und co. relativ teuer. Gibt es da irgendwelche Geheimtipps bzw. welche Scanner verwendet ihr für euer Papierloses Büro?

    Alternativ hab ich mir als Software auch schon https://doo.net/de/ angeschaut jedoch macht da die Windows Version noch nicht wirklich einen ausgereiften Eindruck bzw. die Metro Variante hat bei mir nicht richtig funktioniert.
    Was verwendet Ihr so als Software?
    Sollte halt so einfach wie Möglich sein und Web/Cloud-basiert wäre natürlich ideal.


    tl;dr:

    - Was für eine Software verwendet ihr?
    - Welche Hardware?
    - Wie ist euer Workflow?
    - Warum?

    #2
    Hi,

    ich scanne alles mit einem Canon MX 435. ADF war mir wichtig. Ablegen tue ich alles in einer Owncloud VM. Taggen geht dort nicht, aber durch eindeutige Dateinamen funktioniert die Suche auch sehr gut (bsp: Lohnabrechnung_Dezember_2014.pdf).
    Meine persönlichen Dokumente würde ich nicht an einen random Cloudbetreiber rausgeben.

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      #3
      Wenn du sie schon bei einem Cloudbetreiber in die Cloud uppst, dann verschlüssel sie vor dem versenden.

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        #4
        Zitat von gestalt
        Wenn du sie schon bei einem Cloudbetreiber in die Cloud uppst, dann verschlüssel sie vor dem versenden.
        kann man leider nicht weil man die Dokumente bei fileee über das webinterface uppt und das ganze dann per OCR gescannt wird und da irgendwo landet.
        Hab damit auch erst angefangen und noch nicht so wichtige Dokumente hochgeladen. Aber bei der Lösung braucht man halt Vertrauen.
        Das ist aber auch einer der Grüne warum ich hier nach Erfahrungen mit anderen Lösungen frag da das natürlich nicht der Idealzustand ist. Auch im Fall wenn sie von heute auf morgen den Laden dicht machen.
        Am liebsten wäre mir ja ne Lösung bei der die Sachen in der Skydrive laden in nem verschlüsselten Container der dann von Client (portable Version) geöffnet wird der auch in der Skydrive liegt.

        Hab übrigens grad noch https://www.doctape.com/ gefunden.
        Ist so ähnlich wie fileee also auch wieder wo hochladen und dort dann taggen.
        Hat damit jemand Erfahrung?

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          #5
          Mache alles mit .pdf
          Mit vernünftigen Dateinamen, einer durchdachten Ordnerstruktur und organisierten Backups absolut kein Problem.

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            #6
            Raspberry Pi + Owncloud, dazu gebrauchten Scanner kaufen + Tesseract für OCR (wenn du das denn überhaupt brauchst).

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              #7
              Zitat von tecn0
              Natürlich hat es den Nachteil das meine Daten jetzt auf irgendwelchen Servern liegen aber da vertraue ich erstmal dem Anbieter.
              lql, solides vorgehen, neu im internet?

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                #8
                ich bin gerad dabei mich in evernote "einzulesen"

                Finde es ziemlich interessant wie man es nutzen kann. Leider ist es nicht möglich einen eigenen Server mit einzubinden (zumindest mein jetziger Kenntnisstand)

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                  #9
                  Zitat von DeepII
                  Raspberry Pi + Owncloud, dazu gebrauchten Scanner kaufen + Tesseract für OCR (wenn du das denn überhaupt brauchst).
                  Habe auf meinem Raspberry auch Owncloud laufen, für den Privatgebrauch ist es noch halbwegs benutzbar aber wenn ich damit arbeiten müsste (vor allem über das Webinterface), würde ich ohne Ende Anfälle bekommen. Für die Software ist der Raspberry einfach zu langsam - selbst mit Nginx und APC.

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                    #10
                    Zitat von thextor
                    Zitat von DeepII
                    Raspberry Pi + Owncloud, dazu gebrauchten Scanner kaufen + Tesseract für OCR (wenn du das denn überhaupt brauchst).
                    Habe auf meinem Raspberry auch Owncloud laufen, für den Privatgebrauch ist es noch halbwegs benutzbar aber wenn ich damit arbeiten müsste (vor allem über das Webinterface), würde ich ohne Ende Anfälle bekommen. Für die Software ist der Raspberry einfach zu langsam - selbst mit Nginx und APC.
                    kann ich bestätigen, finde es selbst privat nicht zu gebrauchen auf dem rpi

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                      #11
                      Wir verwenden Docuware, da wir dort auch Partner sind. Ist aber denke ich für deine Bedürfnisse überdimensioniert.

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                        #12
                        Wir nutzen, wie wohl mittlerweile ein größerer Teil der Steuerberatungskanzleien in DE, Datev DMS.

                        Mir fällt allerdings gerade nicht der Name der ursprünglichen Entwicklungsfirma ein, auf deren Grundlage dieses aufgebaut ist, da diese in den neueren Versionen m. E. nicht mehr explizit genannt wird.

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                          #13
                          naja kannst auch einfach dropbox nehmen, solange du wie gesagt vorher vernünftig verschlüsselst. Ist dann prinzipiell egal was für einen Anbiet du nimmst, solange er verschlüsselte Sachen zulässt und nicht als "Virus" blockt.

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                            #14
                            Zitat von pin
                            Zitat von tecn0
                            Natürlich hat es den Nachteil das meine Daten jetzt auf irgendwelchen Servern liegen aber da vertraue ich erstmal dem Anbieter.
                            lql, solides vorgehen, neu im internet?
                            naja ganz so schlimm ist jetzt nicht. die Server stehen ja immerhin in Deutschland und bei ner Firma die dafür haftbar ist (auch wenn einem das im Ernstfall natürlich nichts bringt) und sich an gewisse regeln halten muss.


                            Ja und ne simple Ordnungsstruktur wollte ich eigentlich nicht bzw. da wollte ich weg von und das ganze halt über tagging lösen wofür man ja dann natürlich zwangsläufig eine Software bzw. Datenbank braucht.

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                              #15
                              wenn du dropbox, evernote etc. verwendest hilft dir vielleicht sowas: http://hojoki.com/

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